GERENCIAR
Por Henry Mintzberg
RESUMEN EJECUTIVO
La gerencia es importante para cualquiera que se vea afectado por la misma. Y esto, en el mundo de las organizaciones, significa todo el mundo.
Es preciso que entendamos bien qué es la gerencia si queremos aplicarla correctamente. Sin embargo, nadie ha logrado responder la gran pregunta sobre qué es exactamente lo que hacen los gerentes.
Mintzberg ha estudiado diversos tipos de gerentes en toda clase de organizaciones (bancos, ventas, cine, gobierno, salud y sin fines de lucro) y, aunque las actividades de estos difieren considerablemente, todos necesitan del mismo conjunto de destrezas.
¿QUÉ ES LA GERENCIA?
Si les preguntamos a los gerentes qué sabían sobre su quehacer el primer día de trabajo, la mayoría contestará que nada. Un buen día estaban haciendo esto o lo otro y al día siguiente estaban supervisando el trabajo de los demás. Tuvieron que aprender en la marcha. Aunque se suele decir que la gerencia es una profesión, una ciencia y un arte, no es, de hecho, ninguna de estas opciones por separado. Es más bien una combinación de las tres. En otras palabras, la gerencia es una técnica.
LOS TRES MITOS DE LA GERENCIA
Estos tres mitos distorsionan la idea que tienen las personas sobre las destrezas que necesita un gerente:
- Mito 1:La gerencia y el liderazgo son destrezas independientes: en realidad, los gerentes también deben liderar y los líderes deben gerenciar. Ambos quehaceres son indistinguibles el uno del otro. Lamentablemente, la mayoría de las organizaciones tienen demasiados líderes y muy pocos gerentes.
- Mito 2:La gerencia es una profesión: en realidad es un oficio. Es algo que se aprende con práctica, no leyendo. Los mejores gerentes tienen la experiencia para entender y reconocer la importancia del contexto a la hora de tomar decisiones.
- Mito 3:Las destrezas gerenciales deben cambiar a medida que cambia el lugar de trabajo: la gerencia tiene que ver con el comportamiento humano, que no ha cambiado mucho a lo largo de la historia. Aunque los gerentes viven en un mundo cambiante, las técnicas que deben aplicar son las mismas de hace décadas. La Internet sólo ha acelerado las cosas, y de este modo ha aumentado la presión sobre los gerentes y sobre todo el mundo.
Además, de estos tres mitos básicos, hay ideas erróneas sobre la gerencia que están muy popularizadas:
- El gerente es un planificador reflexivo y sistemático:la mayoría de los gerentes no tienen tiempo para esto. Deben moverse rápidamente. Sus actividades están fragmentadas, son breves, diversas y discontinuas. De acuerdo con unos 49 estudios realizados en los años cincuenta, los gerentes se la pasan corriendo de un lado a otro todo el tiempo. Son personas de acción.
- El gerente depende de información proveniente de un sistema formal:en realidad, hay pocos gerentes que dependan de sistemas informativos cuidadosamente organizados. Por el contrario, dependen de fuentes informales tales como el teléfono, los mensajes electrónicos y las reuniones. Gerencian en persona.
- La gerencia tiene que ver con relaciones jerárquicas:los organigramas no reflejan con precisión la relación del gerente con sus superiores y subordinados. Lo que es realmente importante para los gerentes son las relaciones laterales con los colegas dentro y fuera de la organización. Un buen gerente hace las veces de conducto entre la organización y el mundo exterior.
- Los gerentes mantienen un férreo control:Peter Drucker describía al gerente como el “director de una orquesta sinfónica”. Esto es cierto sólo si imaginamos la realidad en la cual funciona la orquesta. El gerente es como un director que debe mantener la armonía musical mientras los músicos entran en crisis, los tramoyistas están ocupados tras escena, el público sufre problemas de calor o tose y el patrocinador del evento cambia sorpresivamente el programa en el último momento.
DESORDEN CONTROLADO
La responsabilidad del gerente es asegurarse de que el departamento alcance sus objetivos y que sus subordinados directos se desempeñen lo mejor posible. La gerencia implica una mezcla de varias actividades: controlar, hacer, negociar, pensar, liderar y decidir. La gerencia supone pasar de los teórico y especulativo a lo concreto e interpersonal. Todo esto ocurre en tres planos: información, personas y acción.
EL CENTRO NERVIOSO
En lo que al plano informativo se refiere, los gerentes deben comunicarse con otros dentro y fuera de la organización. Por tanto, necesitan las siguientes destrezas:
1. Diseñar: establecer los sistemas de control.
2. Delegar: asignarles proyectos y decisiones a los demás.
3. Designar:tomar decisiones definitivas.
4. Distribuir:destinar recursos.
5. Calcular:establecer objetivos.
Los gerentes deben procurar que sus subordinados cuenten con la información necesaria para hacer el trabajo.
EL CENTRO ENERGÉTICO
Los gerentes deben reunir en un único equipo a empleados y grupos fragmentados. Los gerentes son los centros energéticos de sus departamentos. Desarrollan equipos e individualidades, motivan a los empleados y promueven la cultura organizacional.
Los gerentes también son responsables de las relaciones externas de la organización. Un buen gerente reúne contactos y actúa como un vocero. El gerente debe transmitir información hacia y desde el departamento, hacer cabildeo ante grupos e individuos externos y actuar como un Parachoques para proteger a los empleados de las influencias externas.
EL LÍDER DE ACCIÓN
En el plano de la acción, los gerentes deben ser capaces tanto de aprovechar las oportunidades como de lidiar con las perturbaciones. A medida que ascienden en la jerarquía organizacional, los gerentes suelen toparse con problemas muy complicados. La resolución de estos implica un profundo análisis de la situación. La gerencia en este plano también requiere del desarrollo de coaliciones y de reunir fuerzas ante las negociaciones.
En general, la gerencia tiene que ver con promover, liderar y supervisar. Los gerentes no son necesariamente personas de acción. En realidad son personas que logran resultados. Sólo los buenos gerentes son capaces de expresar el objetivo de su departamento. Y esto lo logran concentrándose, elaborando estrategias y tomando decisiones. En otras palabras, estableciendo el contexto en el cual trabajarán los empleados. Asimismo, el gerente debe establecer un cronograma que permita hacer realidad los proyectos.
OTRAS DESTREZAS IMPORTANTES
Los gerentes deben poseer las siguientes destrezas adicionales:
-Aptitud para planificar, priorizar y
programar actividades.
- Destrezas comunicativas y analíticas.
- Capacidad para movilizar a los demás.
- Un balance dinámico entre sus diversos
papeles. Esto es algo que los gerentes
deben desarrollar con la experiencia.
- La habilidad para trabajar en equipo.
- Mucha energía.
- Experiencia práctica.
- Una actitud ambiciosa y resuelta: tomar la
iniciativa e involucrar a los demás.
- Habilidad para impulsar el cambio.
-Facilidad para procesar información y
para aprender de las experiencias.
GERENCIA DÍA A DÍA
Aunque los gerentes deben tener siempre las mismas destrezas fundamentales, sus tareas diarias varían mucho dependiendo de varios factores: la organización, la industria, la jerarquía, el tamaño de la organización, etc.
Las destrezas o actividades de un gerente no vienen determinadas por el sector (gobierno, negocios, sin fines de lucro) en el que este trabaja. De hecho, estas destrezas varían bastante de un sector al otro. La industria en la que está inserto el gerente determina el papel que este jugará desde un punto productivo. La escala (el tamaño del departamento) y el alcance también son importantes. En general, la filosofía gerencial de la compañía ejerce muy poca influencia en el trabajo del gerente. El estilo personal del gerente es muy importante. Se
puede afrontar una misma tarea de diversas maneras dependiendo de nuestra personalidad.
ENIGMAS COMUNES
La gerencia siempre supone resolver problemas como estos:
- El síndrome de superficialidad:los gerentes tienen muy poco tiempo para dedicarse a resolver los problemas. Por tanto, tienden a lidiar superficialmente con los mismos. “¡No quiero que sea perfecto, quiero que esté listo este jueves!” Esta frase resume muy bien uno de los grandes problemas de la gerencia. Para superara dicho problema, debemos dividir las tareas en problemas más pequeños.
- El problema de planificar:la falta de tiempo impide que los gerentes puedan planificar a largo plazo. Por tal motivo, los gerentes deberían desarrollar estrategias de un modo informal y considerar que estas son un “quehacer que supone de mucha técnica”.
- El dilema de la conexión:los gerentes no siempre están directamente conectados con las actividades de las que son responsables. Y esto significa que a veces dichas actividades quedan fuera del radar. Por tanto, los gerentes deben trabajar en áreas abiertas en las que haya una buena comunicación.
- El dilema de delegar:este es lo contrario del dilema de la conexión. Por lo general, los gerentes se desempeñan mejor en ciertas tareas y tienen acceso a mejor información que sus subordinados directos. Por tal motivo, lo mejor es compartir la información tanto como sea posible y tomar en cuenta la personalidad de la persona a la que le estamos delegando cualquier tarea.
-El enigma del orden:los gerentes imponen el orden dentro del departamento, de modo que los empleados puedan llevar a cabo sus tareas de la mejor manera posible. Sin embargo, los gerentes siempre deben estar preparados para cualquier incertidumbre o problema se seguridad. Deben lograr un cierto balance.
- Falta de confianza:no existe un gerente que sea eficaz y, a la vez, carezca de confianza. Pero la sobre confianza lleva a la arrogancia, que aísla a los individuos y crea un falso sentido de omnipotencia. Este es un gran problema en los tiempos actuales de “liderazgo heroico”. Lo mejor es ser un gerente modesto. Debemos mantenernos abiertos a las opiniones ajenas.
- La ambigüedad de actuar:tomar decisiones definitivas es situaciones complejas es muy difícil y puede resultar arrogante. No debemos actuar por el simple hecho de parecer decisivos. Debemos ser selectivos. Tomemos las decisiones por pasos.
- El acertijo del cambio:las organizaciones necesitan tanto del cambio como de la continuidad. Independientemente de los cambios que se den, debemos mantener nuestro departamento por el buen camino y crear un sentimiento de estabilidad.
- El gran enigma:el mayor reto de los gerentes es encontrar la manera de lidiar con todos los problemas simultáneamente, responsablemente e inteligentemente. Aunque es posible que reconciliemos algunos de estos enigmas, no lograremos resolverlos todos. Esto viene con el trabajo.
Título original:Managing
Editorial:Berrett-Koehler Publishers
Publicado en:Septiembre de 2009
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